Vom richtigen Umgang mit der E-Mail-Flut

Allen Abgesängen zum Trotz ist E-Mail nach wie vor das digitale Kommunikationsmittel Nummer eins, vor allem im geschäftlichen und professionellen Umfeld. In Zeiten von Corona und Homeoffice ist es für viele sogar das einzige. Je nach Kommunikationskultur von Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Partnern wird der Posteingang des E-Mail-­Programms allerdings zum ernsthaften Produktivitätsblocker. Das muss nicht sein.

Der richtige Rhythmus

Einer der besten Leitsätze für den Umgang mit E-Mails ist: „Halte es damit wie mit dem Essen: regelmäßig, aber nicht ständig.“ Was „regelmäßig“ genau ist, hängt vom Arbeitsplatz ab. Arbeiten Sie direkt im Kundenkontakt und ist die E-Mail der wichtigste Eingangskanal, dann ist das Postfach sicher immer offen und sichtbar. Doch an den meisten anderen Arbeits­plätzen ist ein Rhythmus zwischen einmal stündlich und einmal täglich passend. Dann bearbeiten Sie alle E-Mails, die in der Zwischenzeit angekommen sind. Danach können Sie das Postfach wieder schließen und sich den Prioritäten des Tages widmen. Das hilft, um den immer dringlich scheinenden Nachrichten nicht Vorrang zu geben vor den tatsächlich wichtigen Zielen des Tages.

Für ein festes Zeitfenster in der Woche – mindestens eine Stunde, besser drei am Stück – sollten Sie komplette E-Mail-­Abstinenz einplanen, um die Bugwelle an Unerledigtem abzutragen oder auch an Wichtigem zu arbeiten, für das Sie Ruhe brauchen. In dieser Zeit sollten Sie alle Benachrichtigungen stumm schalten, um kon­zentriert bleiben zu können. Vielleicht kann man auch mit einem Kollegen vereinbaren, sich gegenseitig für zwei Stunden in der Woche vor allen Störungen zu schützen. Das geht besser, als man zunächst denken mag, und der Nutzen ist immens.

Etwas ist verloren gegangen in unserer digitalisierten Welt: der Rhythmus des Tages mit seinen Anfangs-, Ende- und Pausenzeiten, der Rhythmus der Woche mit dem Wochenende und oft ist auch das feste wöchentliche Teammeeting abhandengekommen – nicht erst in Corona-Zeiten. Doch der Mensch braucht diese Rhythmen, um in den Arbeitsfluss hinein- und auch wieder hinauszufinden. Dem E-Mail-­Auf­kommen Struktur und Grenzen zu geben ist ein Schritt in die richtige Richtung.

Je nach Kommunikationskultur des Unternehmens schützt das nicht vor dem übervollen Posteingang, um den man sich kümmern muss. Dafür gibt es unterschiedliche und teils sehr individuelle Strategien. Grob kann man sie aber in zwei Methoden teilen: Der „Filer“ sortiert Mails sorgfältig in Ordnerstrukturen, mit dem Ziel eines allzeit aufgeräumten und idealerweise leeren Posteingangs. Der „Piler“ hingegen belässt alles, was hereinkommt, im Posteingang, den er so auch als Wissensarchiv und Projekt-Historie nutzt.