Geschafft!
Selbstorganisation mit digitalen Helfern
Apps, Webdienste und Browser-Erweiterungen bieten sich an, um im täglichen Chaos den Überblick zu bewahren. Doch das Einrichten und Benutzen dieser Werkzeuge wird schnell selbst zum Zeitfresser. Bevor Sie Ihr Smartphone mit To-do-Listen und Terminplan-Apps überfrachten, sollten Sie daher Ihren Alltag unter die Lupe nehmen. Denn die Selbstoptimierungs-Apps und -Dienste können nur helfen, wenn sie zum Anwender und seinen Vorlieben passen.
Geht es um Selbstmanagement, wird „Getting things done“, kurz: GTD, häufig wie ein Oberbegriff verwendet. Im engeren Sinne bezeichnet GTD jedoch nur eine von mehreren etablierten Methoden, um möglichst produktiv und entspannt zu arbeiten. Im Folgenden stellen wir einige dieser Techniken vor. Über den Link zu diesem Artikel finden Sie weiterführende Literatur dazu. Die Beschäftigung mit der Theorie hinter diesen Methoden ist ein unverzichtbarer erster Schritt: Wer Schwierigkeiten hat, mit einem Großprojekt erst einmal anzufangen, braucht eine andere Methode als ein Verzettler, der ständig mit mehreren großen Aufgaben gleichzeitig jongliert.
Kanban, GTD und Co.
Kanban bezeichnet eine Produktivitätsmethode für Arbeitsgruppen, Personal Kanban ein daraus abgeleitetes Verfahren für Einzelpersonen. Die zentral Idee: anstehende Aufgaben und deren Fortschritt konsequent visualisieren. Alle Jobs werden auf Tafel, Whiteboard oder in einer Datei in drei Spalten notiert: „anstehend“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“. Die Liste der Aufgaben in der Bearbeiten-Spalte sollte so kurz wie möglich sein. Ab Seite 107 finden Sie unsere Favoriten zur Umsetzung dieser Methode.
Laut Getting things done hat der Weg zur besseren Organisation fünf Abschnitte: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. Terminkalender, To-do-Listen und ein ausgeklügeltes Wiedervorlagesystem helfen dabei. Bei GTD wird absolut alles aufgeschrieben – egal, ob vage Idee, einmalige Aufgabe oder regelmäßig anstehender Job. Das konsequente Notieren soll den Kopf frei machen. Nur Dinge, die sich in zwei Minuten vollständig erledigen lassen, sollte man laut GTD sofort angehen. Alles andere wird in Kategorien wie „Telefonieren“ oder „Einkaufen“ sortiert.
Zu viele Regeln, zu komplizierte Verfahren, zu viele Verhaltensänderungen auf einmal – so lautet die Kritik an der ursprünglichen GTD-Methode. Zen to done fordert daher dazu auf, immer nur eine Verhaltensweise zu ändern und sie dann erst einmal 30 Tage lang einzuüben – erst danach folgt die nächste Umstellung. Innerhalb von zehn Monaten soll sich der Anwender so zehn neue Verhaltensweisen antrainieren. Ein kostenloses E-Book erklärt detailliert, wie das funktionieren kann (siehe c’t-Link). Zen to done ist eine Abwandlung von GTD, viele Details – etwa die 2-Minuten-Regel – finden sich hier wieder. To-do-Listen sind das zentrale Element in Apps und Webdiensten zu allen GTD-Methoden. Empfehlungen für Vertreter dieser Software-Kategorie finden Sie ab Seite 109.
