Tipps und Tricks zur Windows-Dateisuche

Wohl die wenigsten Windows-Anwender werden so viel Disziplin aufbringen, dass sie all ihre Dateien stets so speichern, dass sie sie jederzeit ohne zögern wiederfinden. Andererseits gibt es durchaus Ordnungsfanatiker, die all ihre Dokumente konsequent in ausgeklügelte Ordnerhierarchien einsortieren. Beiden kann die Dateisuche des Betriebssystems nützen: Den Chaoten hilft sie dabei, überhaupt etwas wiederzufinden. Aber auch Pedanten sind durch Eingabe eines Stichworts häufig schneller am Ziel, als wenn sie sich erst durch tiefe Ordnerstrukturen klicken müssen.

Im Prinzip ist die Dateisuche recht einfach zu bedienen: Man gibt in das Suchfeld im Explorer oder in das auf der Taskleiste ein Textfragment ein, das in dem gesuchten Dateinamen oder im Dokument selbst enthalten sein soll, und ­bekommt nach mehr oder weniger kurzer Wartezeit passende Dateien angezeigt. Im Detail unterscheiden sich die beiden Suchmethoden aber doch erheblich – je nach Suchziel kann die eine oder die andere besser geeignet sein. Außerdem kann man an verschiedenen Schräubchen im System drehen, um das Verhalten der Suche an eigene Vorlieben anzupassen. Mit den ­folgenden Tipps bekommen Sie die Windows-Suche in den Griff.

Datei oder Dokument

Die Dateisuche in Windows kennt prin­zipiell zwei Modi: Im ersten durchforstet das System einfach Ordner und Unterordner und prüft jeden Datei- und Ordnernamen, ob er zu der übergebenen Suchspezifikation passt. Das kann bei umfangreichen Ordnerhierarchien recht lange dauern, funktioniert dafür aber überall: Selbst externe Laufwerke oder USB-Sticks lassen sich so durch­suchen.

Im zweiten Modus greift die Suche auf einen Index zurück, den das System zuvor angelegt hat und laufend aktualisiert. Er verzeichnet nicht nur Datei- und Ordnernamen, sondern auch Attribute wie die Größe oder den Zeitpunkt der letzten ­Änderung. Für viele Dateitypen erfasst er sogar Inhalte. Letzteres funktioniert naturgemäß nur in Dateien, die überhaupt Text enthalten. Die Suche im Index ­geschieht vergleichsweise schnell. Allerdings kostet seine Pflege Rechenzeit und Speicherplatz. Er umfasst daher nicht den gesamten Datenbestand, sondern in der Grundeinstellung nur die Dateien, die der Benutzer selbst innerhalb seines Profilordners gespeichert hat.

Welchen der beiden Suchmodi Windows verwendet, hängt davon ab, wo Sie die Suche starten: Das Suchfeld in der Taskleiste beziehungsweise im Startmenü befragt stets den Suchindex. Beim Explorer-Suchfeld kommt es auf den aktuellen Ordner an: Ist er im Index erfasst, sucht Windows auch dort, anderenfalls klappert der Explorer das gewählte Verzeichnis und dessen Unterordner ab. Gemischt wird dabei nicht: Eine Suche nach „Test“, die Sie im Wurzelordner von Laufwerk C: ­starten, findet Dateien auf der Platte, die dieses Wort im Namen tragen. Eine Datei „Probe.txt“ mit dem Inhalt „Nur ein Test“ in Ihrem Dokumente-Ordner wird dabei aber nicht gefunden, auch wenn sie auf Laufwerk C: liegt. Wählen Sie vor dem Start derselben Suche Ihren Profil- oder Dokumente-Ordner aus, findet die Suche die genannte Datei aufgrund ihres Inhalts im Index.

Richtig fragen

Im Explorer liefert die Suche nach einem einfachen Stichwort häufig viel zu viele Ergebnisse. Wahrscheinlich können Sie sich vorstellen, dass die Eingabe update bei der Suche nach einem bestimmten Screenshot, der irgend was mit Updates zu tun hatte, im Artikel-Ordner eines c’t-Redakteurs, der sich mit Windows beschäftigt, nicht auf Anhieb das Richtige liefert – fast jedes zweite Manuskript enthält das Wort. Die Suche sollte sich besser auf den Dateinamen beschränken. Das kann man mit der Eingabe name:update erreichen; mit inhalt:update würde man dagegen nur in Dateiinhalten suchen.

Selbst wenn man nur nach Datei­namen sucht, geschieht das in einem ­indizierten Ordner auf der Basis des Index. Der ist aber offenbar eher darauf ausgerichtet, Texte zu indizieren und dabei das, was er sich merkt, zunächst in Wörter zu zerlegen. So kommt es, dass eine Suche nach name:update eine Datei namens Windowsupdate.png nicht findet. Besser funktioniert erfahrungsgemäß *update*.*. Die Sternchen und der Punkt signalisieren der Suche ebenfalls, dass es um Dateinamen geht, aber natürliche Sprache hier keine Rolle spielt.

Im Beispiel bekommt man ein noch besseres Ergebnis, wenn man die Suchanfrage update art:picture verwendet. Sie schränkt die Suche nach update auf Dateien sein, die von der Sorte (art) „Bild“ sind (picture). Nach demselben Muster, also Eigenschaftsname-Doppelpunkt-Wert, kann man auch nach anderen Attributen suchen, etwa nach bestimmten Dateigrößen oder nach Dateien eines bestimmten Alters. Das deutsch-englische Kauderwelsch, das man dabei zu verwenden hat, ist allerdings sehr gewöhnungsbedürftig. Glücklicherweise muss man solche Such-Einschränkungen nicht von Hand eingeben: Bei der Anzeige von Such­ergebnissen schaltet der Explorer sein Ribbon auf das Register „Suchen“ um, das im Bereich „Verfeinern“ einige Drop-down-Felder zum Auswählen solcher Kriterien anbietet. Passen die dort aufgelisteten Vorgaben nicht zur aktuellen Suche, kann man sie auch im Suchfeld editieren. So findet zum Beispiel größe:<10 mb Dateien, die kleiner als 10 MByte sind, und datum:> 1.3.2020 solche, die nach dem angegebenen Datum zuletzt geändert wurden.

Tipp: Wer das Suchfeld im Explorer häufig benutzt, dem wird dort vielleicht der Platz zur Eingabe komplizierter Suchkriterien knapp. Als Abhilfe kann man den Mauszeiger zwischen die Eingabefelder für Ordnername und Suche positionieren und die Aufteilung mit gedrückter Maustaste ändern.

Interessant ist auf dem „Suchen“-Register im Ribbon noch der Befehl „Suche speichern“: Damit kann man eine mühsam formulierte Suchanfrage zur späteren Wiederverwendung aufheben. Sie landet standardmäßig im Ordner „Suchvorgänge“ innerhalb des Profil-Ordners und verhält sich wie ein virtueller Ordner. Dessen Inhalt ist aber nicht statisch, ­sondern die dazugehörige Suche wird bei jedem Öffnen neu ausgeführt. Unverständlicherweise gibt sich dieser Ordner allerdings nicht als Suchergebnis aus – nachträglich die Suchkriterien zu ändern oder andere Ribbon-Befehle zum Thema Suche zu verwenden ist hier leider nicht möglich.

Index-Optionen

Es war schon mehrmals die Rede davon, dass die Dateisuche nicht nur nach Namen, sondern auch nach Inhalten von Dateien suchen kann. Aber wie kommen die überhaupt in den Index? Darum kümmert sich ein Systemdienst, der in der Computer­verwaltung als „Windows Search“ geführt wird und der im Task-Manager und in Kommandozeilenprogrammen zur Diensteverwaltung „Wsearch“ heißt; der dazugehörige Code residiert in der Datei C:\Windows\System32\SearchIndexer.exe. Der Dienst startet auto­matisch bei jedem Systemstart und überwacht die ihm zugewiesenen Ordner auf Dateiände­rungen.

Welche Ordner das sind, kann man in den Einstellungen unter „Suche/Windows durchsuchen“ definieren. Es stehen die Optionen „Klassisch“ und „Erweitert“ zur Auswahl. Erstere ist vorausgewählt; damit behält der Dienst den Desktop und die Bibliotheken im Auge: Zu letzteren gehören die vordefinierten Ordner wie Dokumente, Bilder und so weiter im Benutzerprofil. Mit „Erweitert“ werden zunächst einmal alle fest verbundenen Datenträger indiziert, man kann aber Ausnahmen ­definieren: Im Windows-Verzeichnis und den Programme-Ordnern gibt es ja selten dokumentartige Dateien, die man per ­Indexsuche finden will.

Die volle Kontrolle über die indizierten Ordner bekommt man über die Links „Suchorte hier anpassen“ und „Erweiterte Erweiterte Suchindexeinstellungen“ (sic): Mit beiden öffnen sich die Indizierungsoptionen. Hier gibt es unter anderem eine Schaltfläche „Ändern“, hinter der ein weiterer Dialog steckt, auf dem man in der Ordnerstruktur navigieren und die Indizierung für komplette Äste ein- und ausschalten kann; Ausnahmen und Ausnahmen von Ausnahmen sind möglich. Achtung: Sobald man hier einmal etwas angepasst hat, sind die Schalter in der Einstellungen-App wirkungslos.

Andere als die vorgegebenen Ordner in die Indizierung aufzunehmen ist auf jeden Fall dann sinnvoll, wenn man für Dokumente und sonstige Dateien, an denen man regelmäßig arbeitet, nicht die vorgegebenen Ordner im Benutzerprofil verwendet, sondern eigene. Dieses Vorgehen ist unter Anwendern besonders ­beliebt, die System und Daten zwecks einfacherer Backups trennen und letztere auf einer gesonderten Festplatte speichern.

An die Indizierungsoptionen kommt man außer über die Einstellungen auch aus dem Explorer heran: Zeigt er ein Suchergebnis an, enthält das Ribbon im Bereich „Suchen“ den Befehl „Erweiterte Optionen/Indizierte Orte ändern“. Auch die Indizierungsoptionen bieten noch mal einen Knopf „Erweitert“. Er kann manchmal die Rettung sein, wenn die Dateisuche gar keine oder falsche Ergebnisse liefert: Dann findet man hier eine Schaltfläche, um den Index zu löschen und von Grund auf neu zu erstellen. Je nach Füllstand und Geschwindigkeit der indizierten Datenträger kann das eine Weile dauern. Solange der Indexer damit beschäftigt ist, lässt man Maus und Tastatur am besten unbenutzt: Jede Interaktion sorgt dafür, dass der Indexer nur noch im Hintergrund läuft und möglichst wenige Ressourcen verbraucht. Die benötigte Zeit steigt damit aber beträchtlich.

Aus dem Vollen

Um einen Volltextindex über Dateiinhalte zu erstellen, muss der Indexer die erst einmal lesen. Bei reinen Textdateien ist das noch recht einfach, aber in Office-, PDF- oder anderen Dateien in proprie­tären Formaten besteht der Inhalt ja nicht nur aus Text, möglicherweise ist er sogar komprimiert oder auf andere Weise binär kodiert. Zum Extrahieren von Text aus Dateien spannt der Indexer daher spezielle Komponenten ein, sogenannte Suchfilter. Technisch handelt es sich dabei um DLLs, die eine OLE-Schnittstelle namens IFilter implementieren. Registry-Einträge im Zweig HKEY_CLASSES_ROOT ordnen Datei­typen die zuständigen Filter zu. Einige Filter für populäre Dateiformate sind in Windows enthalten; Anwendungen, die spezielle Dateiformate benutzen, können eigene Filter installieren und registrieren.

Zu den in Windows enthaltenen Filtern gehören neben einem Vertreter für reinen Text (Plain Text Filter) unter anderem auch solche für HTML-, XML- und PDF-Dateien. Wohl aus historischen Gründen gibt es außerdem einen „Null Filter“, der für jede zugeordnete Datei „Kein Text vorhanden“ zurückmeldet. Bei den Dokumenttypen von Microsoft Office ist die Grundausstattung unvollständig: Die klassischen Formate (.doc, .xls und so weiter) werden von einem „Microsoft Office Filter“ erfasst. Von den aktuellen (OpenXML-)Formaten kennt Windows von Haus aus nur das Word-Format .docx; hier springt die Minimal-Textverarbeitung WordPad ein. Mit Dateiformaten wie .xlsx oder .pptx kann der Indexdienst aber zunächst nichts anfangen. Das ändert sich, wenn Sie MS Office ab Version 2007 installieren.

Aber auch wer kein MS Office benutzt, bekommt es gelegentlich mit diesen Formaten zu tun. Um sie zu öffnen und zu ­bearbeiten, ist dann wahrscheinlich OpenOffice oder LibreOffice im Einsatz. Für solche Nutzer stellt Microsoft die „Office 2010 Filter Packs“ zum kostenlosen Download zur Verfügung (siehe ct.de/y53a). Sie rüsten etliche IFilter nach, darunter auch solche, die die modernen MS-Office-­Dateiformate verstehen. Beim Download müssen Sie die zu Ihrem Betriebssystem – 32 oder 64 Bit – passende Ausgabe ­wählen. Nach der Installation, die mit drei Klicks auf „Weiter“ denkbar einfach ist, sollten Sie Ihren Datenbestand neu indizieren lassen, um schon vorhandene Dokumente zu erfassen. Zuvor empfiehlt es sich aber, Ihrem eventuell vorhandenen OpenOffice oder LibreOffice eine Reparaturinstallation angedeihen zu lassen. In dem Filter Pack sind nämlich auch IFilter für deren freie Formate enthalten, die unserer Erfahrung nach aber deutlich ­weniger Inhalte erfassen als die bei den quelloffenen Office-Paketen mitgelieferten. Die Reparaturinstallation aktiviert wieder letztere.

Welche Dateien überhaupt von einem IFilter erfasst werden, kann man auf der Seite „Dateitypen“ der erweiterten Indizierungsoptionen überprüfen und anpassen. Die Filterbeschreibung „Dateieigenschaftenfilter“ bedeutet hier, dass nur Dateinamen und Attribute wie Größe und Datum der letzten Änderung erfasst werden, aber keine Inhalte. Durch Ausschalten des Häkchens vor einem Dateityp kann man diesen komplett von der Indizierung ausschließen – das kann für TMP- oder BAK-Dateien sinnvoll sein. Schaltet man unten auf dem Fenster für einen ausgewählten Dateityp auf „Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren“ um, ordnet Windows ihn dem Klartextfilter zu. Das ist vor allem für Entwickler interessant, die Skripte oder Quelltextdateien in den Index aufnehmen wollen. Jede Änderung, die Sie hier vornehmen, bewirkt, dass Windows den Suchindex komplett neu aufbaut.

Taskleiste

Wer zur Suche nach einer Datei nicht erst den Explorer öffnen will und weiß, dass das gewünschte Dokument vom Suchindex erfasst ist, kann sein Anliegen auch direkt in das Suchfeld in der Taskleiste eintippen. Die erweiterte Suchsyntax mit attribut:wert funktioniert hier allerdings nicht.

Den Platzfresser in der Taskleiste braucht man dazu eigentlich gar nicht: Auch wenn das Suchfeld nicht zu sehen ist, kann man mit einem Mausklick auf das Windows-Symbol oder einem Druck auf die Windows-Taste das Startmenü öffnen und einfach drauflos tippen. Um das Suchfeld von der Taskleiste zu verbannen, ruft man mit einem Rechtsklick auf einen freien Bereich der Taskleiste dessen Kontextmenü auf und wählt einen der Befehle aus dem Untermenü „Suchen“.

Unter Anwendern, die Datenschutz wichtig nehmen, hat die Suche über die Taskleiste beziehungsweise das Startmenü keinen guten Ruf: Was immer man dort eintippt, sendet Windows auch an Microsofts Suchmaschine Bing, um außer lokalen Programmen und Dokumenten gleich auch Web-Fundstellen präsentieren zu können. Dabei sollte es Microsoft doch gar nichts angehen, wonach ich auf meiner Festplatte suche. Die Geschwätzigkeit lässt sich der Suche seit Windows 10 1803 leider nur über einen direkten Eingriff in die Registry austreiben. Dazu muss man mit dem Programm regedit zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Search navigieren und dort die beiden DWORD-Werte BingSearchEnabled und CortanaConsent erstellen, sofern sie noch nicht vorhanden sind. In beide gehört als Inhalt eine 0. Nach einem Ab- und wieder Anmelden findet das Suchfeld nur noch lokale Ergebnisse. (hos@ct.de)

Office 10 Filter Packs:  ct.de/y53a