Wer, wie, was, bis wann?
Aufgaben- und Informationsmanagement mit Outlook und OneNote
Deadlines im Blick behalten und alle für ein Projekt nötigen Infos parat haben – wer sich dabei von Outlook, OneNote & Co. helfen lässt, hat den Kopf frei für die eigentliche Arbeit. Unsere Tipps zu Organisation und Workflows sparen Zeit und Nerven. Sie eignen sich sowohl für kleine als auch für größere Teams, zur Organisation des Büroalltags und für die Arbeit in Projekten.
Auf vielen Büro-PCs findet sich außer den Programmen zum Texten und Kalkulieren weitere Standardsoftware. Wer Microsoft Office auf seinem Rechner hat, verfügt damit über mächtige Organisationshelfer, die aber oftmals links liegengelassen werden: Outlook gilt vielen Anwendern als unnötig kompliziertes Mail-Programm, OneNote als verspielter Notizblock-Ersatz. Tatsächlich lassen sich diese beiden Anwendungen aber auch für die Arbeitsorganisation einspannen. Sie erinnern dann an (Über-)Fälliges, helfen beim Delegieren und halten wichtige Informationen griffbereit.
Informationslogistik
Bevor Sie Ihre Arbeitsabläufe neu organisieren, lohnt es sich, mit etwas Abstand auf die tägliche Praxis zu schauen. So fließen Informationen zwischen Kollegen häufig immer noch nach dem Push-Prinzip. Von den Anfängen der Papierpost bis zur heutigen E-Mail hat sich dieses Prinzip gehalten. Aber durch E-Mails mit mehreren Empfängern zerfasern Informationsflüsse, Entscheidungswege sind nur schwer nachvollziehbar. Beim Informationsmanagement im Team sollte es vielmehr Ziel sein, Informationen zentral an einem Ort vorzuhalten. „Single Point of Knowledge“ – kurz: SPOK – nennen Informationswissenschaftler dieses Prinzip. Am besten geht man noch einen Schritt weiter und befolgt das Prinzip „Jede Art von Information geht ihren definierten Weg“.
Das bedingt einen Wechsel vom Push- zum Pull-Verfahren. So sind Informationen stets für alle verfügbar und lassen sich leichter aktuell halten. Gleichzeitig werden die Postfächer aller Beteiligten entlastet. Nach dieser Vorüberlegung ist klar, dass Aufgaben und wiederkehrende Aktivitäten besser nicht in Form von E-Mails kommuniziert und keinesfalls in dieser Form aufbewahrt werden sollten.