Wenn das Postfach zweimal nervt
Outlook mit wenig Aufwand in den Griff bekommen
Outlook – gehasst oder geliebt oder schlicht Werkzeug des Alltags – es ist das Programm, mit dem die allermeisten Unternehmen arbeiten. Es gibt viele kleine Stellschrauben, an denen man drehen kann, um die eigenen Nerven zu schonen.
Je länger man Outlook verwendet, desto mehr lernt man dessen lästige Eigenheiten kennen. Meist findet man sich mit ihnen ab – oder man ärgert sich immer wieder aufs Neue. Nach Lösungen sucht man indes selten. Dabei gibt es einige Automatismen und Funktionen, die die Arbeit unkomplizierter machen. Viele sind selbst routinierten Outlook-Anwendern unbekannt. Dieser Artikel liefert eine Auswahl, mit der sich insbesondere Alltagsaufgaben in deutlich kürzerer Zeit bearbeiten lassen. Wir zeigen die Beispiele anhand von Outlook 2016 für Windows.
Ordnung halten
Den Posteingang haben die meisten Outlook-Nutzer einigermaßen im Griff – den Gesendet-Ordner eher selten. Viele Nutzer empfinden es zwar als unschön, dass sich die Mails dort stapeln, haben aber weder Zeit noch Muße, regelmäßig aufzuräumen. Um das Problem gar nicht erst entstehen zu lassen, legt man ausgehende E-Mails am besten schon vor dem Senden am richtigen Ort ab. Üblicherweise passen sie in eine von drei Kategorien. Manche E-Mails muss man nicht noch einmal lesen. Dazu gehören: „Danke“ oder „Treffen wir uns zum Mittagessen“. Andere sind vorübergehend aufzubewahren, bis eine Antwort eingetroffen ist: Seit man E-Mails häufig auf Mobilgeräten beantwortet, hängt längst nicht mehr an jeder Antwort die vorangegangene E-Mail mit dran. Also gilt es, diese zu behalten, um den Thread komplett zu haben.