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Web-Dienste für Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung
Zum Geschäftserfolg gehören gute Arbeit und lästige Büroarbeiten: Angebote kalkulieren, Rechnungen schreiben und Einnahmen buchen. Den ganzen Papierkrieg kann man bequem mit dem Browser erledigen.
Unternehmens-Web-Dienste, die für Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung gleichermaßen zur Hand gehen, sind nützliche Werkzeuge für den Geschäftsbetrieb. Der nachfolgende Vergleichstest klopft solche Dienste auf ihre Fähigkeiten ab. Dienste wie Lexoffice, Scopevisio und DATEV Unternehmen online, die darüber hinaus auch noch die interaktive Zusammenarbeit mit einem Steuerberater umfassen, kommen in einem der folgenden Hefte zu ihrem Recht.
Ohne Software-Unterstützung gerät die kaufmännische Abwicklung eines Kundenauftrags schnell zur Sisyphus-Arbeit: Kundendaten heraussuchen und in den Briefkopf einsetzen, Auftragsposition für Auftragsposition in den Artikeldaten nachschlagen und mitsamt Preisangaben in eine Tabelle eintragen, dann die Posten zusammenrechnen und das Angebot fertig schreiben. Dasselbe noch einmal in Grün, um die Leistung später in Rechnung zu stellen. Diese Pflichtübungen und weitere, um Ein- und Ausgaben zu buchen, kann man sich mit Software-Hilfe drastisch erleichtern.
Die hier getesteten Web-Dienste verwalten Kunden- und Artikeldaten in einer gemeinsamen Datenbank. Da sind Angebote schnell zusammengeklickt, und ebenso schnell erzeugt man aus einem akzeptierten Angebot die zugehörige Rechnung. Über eine Vorgangsnummer lassen sich Ausgaben und Einkünfte unmittelbar mit dem Auftrag verknüpfen. Das erleichtert die Nachkalkulation und sorgt im Idealfall für eine übersichtliche Buchhaltung.
Seit es praktisch überall zuverlässige Internet-Zugänge gibt, eignen sich Web-Dienste mindestens so gut wie lokal installierte Programme für die Büroaufgaben. Bevor man sich für so eine Lösung entscheidet, muss man einige Formalitäten für den Datenschutz berücksichtigen – sprich: Man muss prüfen, ob der Dienst-Anbieter die Forderungen der EU-Datenschutzverordnung erfüllt, und man muss eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen. Dem stehen aber handfeste Vorteile gegenüber: In der Regel ziehen Dienst-Anbieter regelmäßige Backups und schützen ihre IT sorgsam gegen externe Angriffe. Für dasselbe Sicherheitsniveau müsste man im eigenen Firmenquartier sehr viel Aufwand treiben.
Außerdem muss die benutzte Software mindestens jährlich aktualisiert werden. Das kostet Geld und schafft – typischerweise gerade dann, wenn der Termin zur Einkommensteuererklärung drückt – beachtlichen Update-Stress. Beide Unannehmlichkeiten kann man sich sparen, wenn man die Software stattdessen als Web-Dienst abonniert und die Update-Mühen dem Provider überlässt.
Erfahrungsgemäß haben viele Unternehmer Angst, Ihre Daten könnten in der Cloud gestohlen werden. Doch Hand aufs Herz: Wenn Sie Hightech-Produkte an syrische oder russische Kunden liefern, werden sich Geheimdienste sicher für Ihre Cloud-Dienste interessieren. Wer aber „nur“ Wohnungen in der Nachbarschaft renoviert, braucht davor wohl kaum Angst zu haben.