Ordnung im Archiv
Systeme zur privaten und geschäftlichen Dokumentenverwaltung
Briefe und gescannte Dokumente, die man elektronisch gespeichert hat, lassen sich nicht nur besser gegen Verlust schützen, sondern mit einem Dokumenten-Managementsystem auch jederzeit sicher wiederfinden. Für geschäftliche Unterlagen ist diese Praxis vorgeschrieben. Sechs erschwingliche Programmpakete für diese Aufgabe haben wir miteinander verglichen.
Die jährliche Miet-Nebenkostenabrechnung kann man unter „W“ wie „Wohnung“ im Ordner abheften. Dagegen gehört die Rechnung für die Internet-Steckdose im Arbeitszimmer in die Rubrik „Telekom“. Oder doch unter „Wohnung“? Oder bis zur nächsten Steuererklärung erst einmal unter „Q“ wie „Quittungen“? Solche Fragen erübrigen sich, wenn man alle Unterlagen im PC archiviert.
Dokumenten-Managementsysteme für Unternehmen kosten meist weit über 1000 Euro. Hier haben wir nur diejenigen Systeme getestet, die auch für Kleinbetriebe und Privatleute erschwinglich sind: CompuDMS Free, Dr. Doc und Windream jeweils als Einzelplatzversion, ecoDMS, ELOoffice und Office Manager Pro.
Papierne Dokumente digitalisiert man mit einem Scanner oder der Smartphone-Kamera, die erhaltene Datei speichert man genau wie einen Word-Brief oder ein JPG-Foto in einem Dokumenten-Managementsystem – kurz: DMS – und weist ihr mehrere Schlagwörter zu. Bei Bedarf findet man sie später unter jedem dieser Suchbegriffe. Mehr noch: E-Mails und selbst geschriebene Briefe kann man automatisch ins Archiv kopieren und mit Ablagedatum, Urheber und weiteren Metadaten kennzeichnen.
Mehrere Varianten eines Word-Dokuments lassen sich so selbst dann auseinanderhalten, wenn sie denselben Dateinamen tragen. Außerdem kann der Rechner auch lange Texte ratz-fatz im Volltext durchsuchen und mit hervorgehobenen Fundstellen wiedergeben.