Neuregelungen bei der Steuer fürs Arbeitszimmer

Kurz vor Jahresende hat es die neue Arbeitszimmerregelung doch noch in das Jahressteuergesetz 2022 geschafft. Das Homeoffice bleibt weiterhin wichtig für Selbstständige, Freiberufler und Arbeitnehmer. Daher war es sinnvoll, die bisherige gesetzliche Regelung zur beruflichen oder betrieblichen Nutzung von Räumen im Wohnbereich auf neue Füße zu stellen.

Anlässlich der Coronaepidemie hatte die Regierung die sogenannte Homeoffice-Pauschale eingeführt und die Regelung in den Folgejahren lediglich verlängert. Jetzt wurde die Regelung auf Dauer eingeführt und die abziehbaren Aufwendungen erhöht. In Zusammenhang mit dieser Regelung soll ab dem Kalenderjahr 2023 die bisherige gesetzliche Arbeitszimmerbestimmung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b des Einkommensteuergesetzes (EStG) durch die neu gefassten Regelungen in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG ersetzt werden. Den Wortlaut der maßgeblichen Gesetze haben wir in nebenstehendem Kasten wiedergegeben.

Das neue häusliche Arbeitszimmer

Die Ausgaben für ein Arbeitszimmer können als Betriebsausgabe oder Werbungskosten vom zu versteuernden Einkommen abzuziehen sein, je nachdem, ob der Steuerpflichtige das Einkommen als Selbstständiger oder als Arbeitnehmer erzielt. Der Einfachheit halber sprechen wir im Folgenden nur von Ausgaben und beziehen uns zudem ausschließlich auf Arbeit in der eigenen Wohnung oder im eigenen Haus. Nicht betroffen ist der Abzug von Kosten für ein außerhäusliches Arbeitszimmer.

Ein häusliches Arbeitszimmer ist nach steuerrechtlicher Definition ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist und vorwiegend dazu dient, beruflich veranlasste Arbeiten zu erledigen. Die mit dem Begriff des häuslichen Arbeitszimmers verbundenen Fragen haben wir in Ausgabe 21/2020, Seite 168 dargestellt.

Die Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers könnte steuerlich schon deswegen interessant sein, um neben Mietaufwendungen, Absetzung für Abnutzung und Schuldzinsen auch die Ausstattung sowie die (anteiligen) Energiekosten bei der Steuer geltend zu machen. Allerdings bleibt der Abzug für das häusliche Arbeitszimmer in der Regel auf 1250 Euro beschränkt. Auf die Möglichkeit des vollständigen Abzugs der Kosten gehen wir später noch ein.

Der genannte Höchstbetrag von 1250 Euro kann als Pauschbetrag angegeben werden. So muss der Arbeitszimmerinhaber seine jeweiligen Aufwendungen nicht mehr ermitteln und überprüfen lassen. Wer ein häusliches Arbeitszimmer hat, kann den Pauschbetrag von 1250 Euro als Ausgaben geltend machen. Dies kommt vor allem denjenigen zugute, die bisher keine Aufwendungen in dieser Höhe nachweisen konnten.

Diener zweier Herrn

Wenn man verschiedene betriebliche oder berufliche Tätigkeiten im häuslichen Arbeitszimmer ausübt, etwa einen Hauptjob als Angestellter und einen freiberuflichen Nebenjob, und die Voraussetzungen für den Abzug der Jahrespauschale jeweils erfüllt, ist die Jahrespauschale von 1250 Euro auf die verschiedenen Tätigkeiten aufzuteilen.

Der Betrag von 1250 Euro bezieht sich auf den Arbeitsraum. Er wird also nur einmal gewährt. Für denjenigen, der mehrere Tätigkeiten ausübt, erhöht sich daher der Abzugsbetrag nicht. Das gleiche gilt für den Fall, dass mehrere Personen dasselbe häusliche Arbeitszimmer nutzen. Der Betrag von 1250 Euro ist dann auf die Nutzer aufzuteilen.

Betriebsausgaben und Werbungskosten, die die Schwelle von 1250 Euro überschreiten, lassen sich wie bisher in voller Höhe ansetzen, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung darstellt. Man kann dann aus Vereinfachungsgründen zwischen dem Abzug der tatsächlichen Kosten und der Jahrespauschale von 1250 Euro wählen. Werden höhere Aufwendungen als 1250 Euro geltend gemacht, müssen diese Kosten weiterhin nachgewiesen werden.

Die Neuregelung enthält jedoch eine wesentliche Einschränkung: Entgegen der Vorgängerregelung darf dem Arbeitszimmerinhaber dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Ein aushäusiger Arbeitsplatz steht auch beim sogenannten Desk-Sharing zur Verfügung, also in Fällen, in denen der Arbeitnehmer zuvor seine Anwesenheit im Büro anmelden muss, um einen Arbeitsplatz zugewiesen zu bekommen.

Dies dürfte bedeuten, dass die Arbeitszimmeraufwendungen jedenfalls dann nicht als Ausgaben abgesetzt werden können, wenn der Arbeitszimmerinhaber unterschiedliche Tätigkeiten ausübt und er in einem Bereich ein Arbeitszimmer nutzen kann.

Muss der Arbeitszimmerinhaber nicht an allen Wochenarbeitstagen in der häuslichen Wohnung arbeiten, steht ihm an den übrigen Arbeitstagen hingegen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, dann kann er seine Aufwendungen für das heimische Arbeitszimmer nicht insgesamt über die Pauschale von 1250 Euro geltend machen, sondern nur über die Tagespauschale nach der neuen Nummer 6c EStG.

Tagelöhner

Unter Abkehr von der bisherigen Steuersystematik wurde auch die sogenannte Homeoffice-Pauschale nun endgültig in das Einkommensteuergesetz aufgenommen: Auch wenn kein Arbeitszimmer vorhanden ist, kann eine Tagespauschale von 6 Euro pro Tag für Arbeiten in der häuslichen Wohnung bei der Einkommensteuer als Ausgaben abgesetzt werden. Voraussetzung ist, dass man überwiegend in der häuslichen Wohnung arbeitet – beispielsweise am Küchentisch – und seinen normalen Arbeitsplatz (steuerrechtlich: die erste Tätigkeitsstätte) nicht aufsucht. Der bisherige Höchstbetrag von 600 Euro wurde auf 1260 Euro im Wirtschafts- oder Kalenderjahr – und damit auf maximal 210 Tage im Jahr erhöht. Die Tagespauschale für Arbeiten an Tagen in der häuslichen Wohnung kann auch beansprucht werden, wenn neben dem häuslichen noch ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Wer mehrere berufliche Tätigkeiten ausübt, kann die Tagespauschale lediglich bis zum Höchstsatz von 1260 Euro im Jahr beanspruchen. Die Tagespauschalen sind dann auf die unterschiedlichen Tätigkeiten aufzuteilen.

Außerdem kann die Tagespauschale fürs Homeoffice grundsätzlich nicht neben der Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG) für Fahrten zur Arbeitsstelle (erste Tätigkeitsstätte) beansprucht werden. Dieser Ausschluss gilt nur dann nicht, wenn für die betriebliche oder berufliche Betätigung zwar ausschließlich der heimische (Büro-)Arbeitsplatz zur Verfügung steht, man aber dennoch zu einer Arbeitsstätte unterwegs ist. Dann kann sowohl die Entfernungspauschale als auch die Tagespauschale abgezogen werden. Es empfiehlt sich hier, diesen Sonderfall vorsorglich zu dokumentieren, um für Nachfragen des Finanzamts gewappnet zu sein. Ein typischer Fall wäre eine Lehrerin, die zwar zum Unterrichten in die Schule oder zu ihren Schülern nach Hause fährt, für die Vor- und Nachbearbeitungen aber nur das heimische Arbeitszimmer zur Verfügung hat.

Anders als nach den bisherigen Regelungen zur Homeoffice-Pauschale schließen geltend gemachte Reisekosten den Abzug der Tagespauschale nicht grundsätzlich aus, wenn die Gesamtarbeitszeit in der häuslichen Wohnung mehr als die Gesamtarbeitszeit des Tages beträgt. Das wäre etwa bei einem Kundenbetreuer der Fall, der zwar ein häusliches Arbeitszimmer hat, dieses aber steuerrechtlich nicht geltend machen kann, weil zum Beispiel zu viele private Dinge dort lagern. Fährt er an einem Tag von zu Haus aus zum Kunden und anschließend zurück nach Hause, von wo er insgesamt mehr als die Hälfte der Arbeitszeit des Tages verbringt, dann kann er sowohl seine Fahrt als Reisekosten als auch die Tagespauschale fürs Homeoffice bei der Steuer ansetzen. In solchen Fällen empfiehlt sich allerdings eine Dokumentation der Fahrt zum Kunden und der Gesamtarbeitszeit des Tages.

Die Tagespauschale kann allerdings nicht beansprucht werden, wenn in einer Wohnung gearbeitet wird, für die bereits Unterkunftskosten für eine betrieblich oder beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung (gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6a oder § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Sätze 1–4 EStG) beansprucht werden. Das betrifft also sogenannte Wochenendpendler, wenn sie am Arbeitsort eine Zweitwohnung haben und dort gelegentlich im Homeoffice tätig sind. (tig@ct.de)