Kompakte Dokumentenscanner bis 500 Euro

Wenn der Chef einen Wäschekorb voller Akten ins Büro stellt und bittet, diese zeitgemäß digital zu archivieren, ist das genau die richtige Aufgabe für einen Dokumenten-Einzugscanner. Niemand will Blatt für Blatt auf einen Flachbettscanner legen, auch die Vorlageneinzüge von Multifunktionsdruckern sind für solche Aufgaben meist nicht geeignet. Einzugscanner sind Spezialisten: Sie arbeiten je nach Modell flott bis rasend schnell, nehmen verschiedene Formate und Papierdicken vom dünnen Durchschlagpapier bis zur Kreditkarte an, erledigen den Prozess vom Scannen bis zum Ablegen als durchsuchbares PDF auf Knopfdruck und brauchen auf dem Schreibtisch nicht viel Stellfläche.

Zwar kosten Dokumentenscanner mehr als einfache Multifunktionsdrucker, doch gibt es für weniger als 500 Euro Geräte, die mühelos über 1000 Blatt pro Tag in der gewünschten Form digitalisieren. Wir haben sechs günstige Modelle zum Test ins c’t-Labor geholt: Avision AV332U, Brother ADS-2400N, die WorkForce-­Modelle DS-310 und DS730N von Epson, Fujitsu ScanSnap iX1400 und Plustek SmartOffice PS186.

Was bei Multifunktionsgeräten den Premium-Modellen vorbehalten ist, ist bei Dokumenten-Einzugscannern auch in der unteren Preisklasse Standard: Alle Geräte im Test haben zwei Scanzeilen und digitalisieren damit Vorder- und Rückseite der Vorlage in einem Durchzug. Wenn ein Dokumentenscanner etwa 30 Blatt pro Minute scannt, dann liefert er dem PC 60 Seiten (oder Bilder) in der Minute. Üblicherweise muss man zum Starten eines Auftrags nur die Scantaste drücken, alles Weitere übernimmt die PC-Software. Sie gibt je nach Voreinstellung auch den Scanmodus (Farbe, Graustufen, Schwarz-Weiß) und die Auf­lösung in Punkten pro Zoll (dots per inch, dpi) vor.

Zwei Wege

Der angeschlossene PC empfängt vom Scanner nur Pixelmuster-Bilder. Wie diese weiter verarbeitet und gespeichert werden sollen, bestimmt der Benutzer. Je nach Art der Vorlagen bieten sich zwei zeitsparende Vorgehensweisen an. Denn niemand will für jede einzelne Seite lange mit Filtern und Kontrastreglern herumspielen, um ein möglichst gutes Ergebnis zu erzielen.

Handelt es sich bei den zu scannenden Vorlagen um gleichartige Dokumente wie Akten oder die tägliche Post, eignen sich Scanprofile. Für jedes Profil legt man die Scanparameter wie Auflösung, Farbmodus und die Dokumentenart fest – Text möchte man zum Beispiel möglichst Schwarz auf Weiß haben, die Papierstruktur ist keine erhaltenswerte Information –, dann folgen das Dateiformat (JPEG, TIFF, PDF) und das Speicherziel. Bei PDFs kann die Software eine Texterkennung nutzen, um die Datei durchsuchbar zu machen: Öffnet man ein solches PDF, sieht man das gescannte Bild, hinter dem in einer unsichtbaren Schicht der erkannte Klartext liegt, den man nach Stichworten durchsuchen und per Copy & Paste zum Weiterbearbeiten in Word oder eine andere Textverarbeitung überführen kann.