Akribische Anwenderüberwachung durch Microsofts Office-Software

Unter dem Etikett „Workplace Analytics“ hat Microsoft umfangreiche ­Erweiterungen der Leistungsübersicht MyAnalytics in seinem Software-Paket Microsoft365 freigegeben. Während MyAnalytics Statistiken zur Ressourcenauslastung durch die Anwender aufbereitet, gewährt die neue Übersicht Work­place Analytics zusätzliche Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten von Mitarbeitern. Die Software berechnet dazu über verschie­dene Benchmarks einen „Productivity Score“.

Die angezeigten Erkenntnisse verteilen sich auf die sogenannte „Employee Experience“ und die „Technology Experience“. Zu den mitarbeiterbezogenen Angaben zählt etwa, wie viel Prozent der Nutzer eines Firmenabos Inhalte in der Microsoft-Cloud speichern oder Dateien mit externen Anwendern teilen. Darüber hinaus  erläutert die Technik-Info zum Beispiel, wie viel Zeit verloren geht, wenn Mitarbeiter-PCs statt von SSDs von konventionellen Festplatten booten.

Ein Podcast-Video von Microsoft offenbart außerdem Funktionen zur persönlichen Mitarbeiterüberwachung: Darin wird zum Beispiel für jeden Anwender vermerkt, an wie vielen Tagen er E-Mails und Yammer-Nachrichten verschickt sowie Chats und Nachrichtenkanäle genutzt hat. Das Video zeigt auch, an wie vielen Tagen er seine Mails mit Querverweisen auf weitere E-Mail-Adressen ergänzt hat. Die Informationen enthalten standardmäßig die Namen, Gruppenzugehörigkeiten und Standorte der Mitar­beiter; die Software anonymisiert diese Daten, wie man im Video erkennt, nur optional. Außerdem weiß Microsoft 365 anscheinend, wie lange jeder Nutzer in Videomeetings seine Kamera aktiviert und seinen Bildschirm geteilt hat. Das Beispielvideo präsentiert dazu zwar nur eine anonyme Statistik, doch die kann ja nur aus individuell erhobenen Daten hervorgehen.

Zusammen mit den cloudgespeicherten Angaben aus dem Microsoft 365 Admin Center erhalten Unternehmens-Administratoren Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten. Sie könnten zum Beispiel Mitarbeiter ermutigen, Dokumente über die Cloud fürs Teamwork freizugeben. Zum anderen bewertet das Admin Center die unternehmensweite Performance anhand des Productivity Score. Dieses dokumentiert über die Zeit, wie konsequent „Best Practises“ fürs Teamwork angewandt werden, berücksichtigt dabei aber ausschließlich die Werkzeuge von Microsoft 365. Betriebe, die etwa aus datenschutzrechtlichen Gründen von OneDrive auf einen anderen Cloudspeicher oder von Teams auf ein anderes Konferenzwerkzeug umsteigen, dürften daraufhin einen Knick in ihrer Produktivität bescheinigt bekommen.

Admins können alle Angaben ohne Benachrichtigung der betroffenen Anwender einsehen. Mit seiner umfassenden Office-Umgebung schafft Microsoft also die Möglichkeiten zur minuziösen Mitarbeiterüberwachung. 

Bertold Brücher, Rechtsexperte beim DGB, erklärte gegenüber c’t:„Funktionen, mit denen Unternehmen die Arbeitsgepflogenheiten ihrer Bürobelegschaft detailliert durchleuchten können, widersprechen und verstoßen gegen Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter, Datenschutz und – wenn vorhanden – den Beteiligungsrechten- und -pflichten der Betriebs- oder Personalräte.“ Brücher hält einen rechtskonformen Einsatz für ausgeschlossen. Arbeitgebern, die solche Systeme ohne Beachtung dieser Gesichtspunkte einsetzen, müsse bewusst sein, dass sie sich rechtwidrig verhalten, so Brücher.

Eine ausführliche juristische Beleuchtung des komplexen Themas Mitarbeiterüberwachung erscheint in der kommenden Ausgabe von c’t. (hps@ct.de)

Microsoft-Podcast: ct.de/y1gy