Von Text bis Tabellen: Aus Word-Dokumenten schrittweise barrierefreie PDFs machen

Behörden und Firmen veröffentlichen viele ihrer Informationen und Broschüren im Portable Document Format (PDF), weil man es aus jeder Anwendung heraus einfach erzeugen kann. Gut für den Urheber, schlecht für Menschen mit Einschränkungen: Sie stellt das auf Layouttreue getrimmte Format häufig vor unüberwindbare Hürden. Da PDFs meist nur eine rudimentäre inhaltliche Struktur besitzen, können Vorlesefunktionen und andere Hilfsmittel (assistive Techniken) die Abfolge aus Text, Bildern und anderen Inhalten nicht adäquat wiedergeben. Abhilfe schafft eine spezielle strukturierte Variante des Formats: Wer ein Dokument als Tagged PDF oder gemäß dem Standard PDF/UA (Universal Accessibility) ausgibt, reichert es automatisch mit Struktur-Tags sowie Zusatzinformationen an und macht es damit „barrierefrei“. Das geht sogar mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word.

Wenn Sie Ihre Word-Dokumente systematisch aufbauen, kommen Sie mit wenigen Handgriffen zum barrierefreien PDF. Das hilft nicht nur Menschen mit Einschränkungen: Über ein sauber strukturiertes, interaktives Manuskript mit angenehmem Schriftbild freut sich jeder Nutzer. Unterm Strich profitieren sogar Sie als Autor, weil sich ein barrierefreies Manuskript viel flexibler (um-)gestalten lässt.

Wir zeigen, wie Sie ein Dokument in Microsoft Word ab der ersten Zeile so anlegen, dass sich der Aufwand später auf ein Minimum reduziert. Unser Leitfaden lässt sich auch leicht auf die Open-Source-Textverarbeitung LibreOffice Writer übertragen, da beide Programme sehr ähnliche Funktionen mitbringen. Sogar mit den Desktop-Publishing-Programmen Adobe InDesign, QuarkXPress und Framemaker arbeiten Sie nach demselben Prinzip, mitunter ist in diesen Programmen aber mehr Vorbereitung notwendig. Generell überführen weder Word noch Writer alle Inhalte in ein „perfektes“ barrierefreies PDF beziehungsweise PDF/UA, weshalb es hier auch immer wieder um die Grenzen des Machbaren und praktikable Lösungen geht.

Die besten Ergebnisse erzielen Sie mit den neueren Word-Versionen ab Office 2019, die wir auch als Referenz für unser Tutorial gewählt haben. Optimal ist Office 365, weil hier kontinuierlich Funktions-Updates und Bugfixes einfließen. Unter macOS eignet sich Word übrigens nur zum Erstellen der Vorlagen, weil bei der Umwandlung ins Portable Document Format wichtige Strukturen verloren gehen. Der PDF-Export sollte also immer aus einer Windows-Version erfolgen.

Falls Sie sich detailliert mit den Grundlagen und technischen Hintergründen befassen möchten: In [1] haben wir alles Wissenswerte rund um den Barrierefreiheitsstandard PDF/UA und das dafür essenzielle strukturierte PDF (Tagged PDF) erklärt. In einer der kommenden Ausgaben geben wir im letzten Teil unserer Serie Tipps zum Überprüfen und Korrigieren und stellen Automatisierungstools vor, mit denen Sie alle Funktionen von Microsofts Textverarbeitung ausschöpfen können.

Optimaler Workflow

Unser Leitfaden skizziert einen optimalen Workflow in Word. Damit gestalten Sie Ihr DOCX-Ursprungsdokument von Beginn an konsequent barrierefrei. Aus solchen Vorlagen produziert der eingebaute PDF-Export dann automatisch ein sehr ordentliches Tagged PDF. Dieses mit Strukturinformationen angereicherte PDF können Menschen mit Einschränkungen mithilfe unterschiedlicher assistiver Technologien nach ihren Bedürfnissen ausgeben: etwa stark vergrößert mit angepasstem Layout, als Braille-Zeile oder per Vorlesefunktion.

Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, die zusätzlichen „Barrierefrei“-Handgriffe auf später zu verschieben, denn alles, was Sie nicht sofort erledigen (können), kostet unterm Strich mehr Zeit – entweder weil Sie dann jedes Element des fertigen DOCX nochmals komplett durchprüfen oder das exportierte PDF nachträglich korrigieren müssen. Die Grundregeln:

• Jeder Inhalt muss seiner Bedeutung gemäß – also semantisch korrekt – abgebildet werden.
• Text sollte deshalb ausschließlich mithilfe von Formatvorlagen formatiert werden.
• Für alle möglichen Inhalte von Aufzählungen über Tabellen bis hin zum Literaturverzeichnis gibt es spezielle Programmfunktionen. Nutzen Sie diese.
• Verfassen Sie die Inhalte „digital korrekt“, etwa indem Sie Absatz- und Zeilenschaltung korrekt einsetzen.

Um Zeit zu sparen, nutzen Sie die Standard-Formatvorlagen oder speichern eigene Einstellungen als Dokumentenvorlagen.

Word einrichten

Bei der oben skizzierten Arbeitsweise werden Sie ein paar Funktionen immer wieder zum Arbeiten und Prüfen benötigen: Den Bereich „Formatvorlagen“ und die Formatierungszeichen blenden Sie über die Registerkarte „Start“ ein, den Bereich „Navigation“ über „Ansicht“.

Absätze und Trennungen

Zusammenhängende Gedanken gehören in einen Absatz. Die Eingabetaste (Enter, Return) beendet einen Absatz – woraufhin Word eine Absatzmarke ans Ende der Zeile setzt. Das bedeutet auch: Einen optischen Zeilenwechsel (Zeilenfall), etwa in einer Überschrift, dürfen Sie nicht per Eingabetaste erzwingen, weil dadurch zwei getrennte Überschriften beziehungsweise Absätze entstehen. Einen korrekten Zeilenfall erzeugen Sie über die Tastenkombination Umschalt+Eingabe.

Ebenso verbietet sich das manuelle Trennen von Wörtern, etwa durch Eingabe des Trennstrichs (Minus-Taste). Damit verlieren die Silben ihre Verbindung und werden von einer assistiven Technik, also beim Vorlesen, Umwandlung in eine Braille-Zeile, Umformatieren et cetera, unverständlich ausgegeben, zum Beispiel als „Wort-trennung“. Platzieren Sie stattdessen den bedingten Trennstrich per Strg+Minus.

Standardmäßig ist die Silbentrennung in Word deaktiviert. Diese Einstellung sollten Sie beibehalten, da Word die Trennzeichen beim PDF-Export technisch nicht korrekt umsetzt (Ergebnis nicht barrierefrei).

Sprache und Semantik

Als Dokumentsprache ist normalerweise Deutsch festgelegt, für fremdsprachige Formulierungen sollten Sie die Einstellung ändern: Markieren Sie dazu den Text, klicken unten in der Statuszeile auf „Deutsch“ und wählen den passenden Eintrag. Dies sollten Sie zumindest bei längeren Passagen konsequent durchführen. Einzelne Wörter ändern Sie nur, wenn sie nicht im Duden stehen: Lehnwörter wie Handy oder Feuilleton bleiben Deutsch.

Inhalte müssen auch semantisch korrekt aufbereitet sein. Nutzen Sie zum Beispiel die Tabellenfunktion nur für tabellarische Inhalte, nicht zum Layouten: Formatzuweisungen sollten nicht nach visuellen Kriterien erfolgen, sondern nach hierarchischen und strukturellen.

Zeichnen Sie Text immer mithilfe der Absatzformatvorlagen aus. Das ist wichtig, weil diese außer dem Erscheinungsbild auch die Bedeutung (Semantik) eines Textabschnitts definieren – von Beginn bis einschließlich Absatzmarke. Die vordefinierten Einträge in der Formatvorlagen-Leiste erleichtern den Einstieg, bei Bedarf können Sie auch eigene anlegen.

Einfachen Fließtext definieren Sie zum Beispiel per Klick auf „Standard“ im Formatvorlagen-Panel. Dort finden sich weitere Einträge, um diverse (Unter-)Überschriften sowie Verzeichnisse, Kopf- und Fußzeilen oder Listen auszuzeichnen. Hauptüberschriften markieren Sie per Überschrift 1, Unterüberschriften erhalten je nach Hierarchieebene entsprechend andere Formate. Das Auslassen einer Ebene verletzt die Barrierefreiheit, etwa ein Sprung von Ebene 1 nach Ebene 3. Ob die Abstufung stimmt, sehen Sie im Bereich „Navigation/Überschriften“.

Wichtig: Wenn Sie Ihren Text ausschließlich manuell über die Schriftarten-Leiste formatieren anstatt mittels Absatzformaten, ist das nicht nur umständlicher, sondern Sie unterschlagen dabei die essenziellen semantischen Informationen. Für eine assistive Technik erschiene damit auch ein mehrere Seiten starkes Dokument als einheitliche Abfolge von Fließtext. Leichte Abweichungen, etwa durch eine veränderte Schriftgröße, sind nicht verboten, bergen aber Problempotenzial.

Struktur

Kopf- und Fußzeilen enthalten meist redundante oder aus Sicht der Barrierefreiheit nicht relevante Informationen; darunter fallen auch Seitenzahlen. Daher markiert Word dort platzierte Inhalte beim Export als Schmuckelemente (Artefakte), die assistive Techniken bei der Ausgabe ignorieren – prinzipiell ein guter Mechanismus. Für Sie bedeutet das im Gegenzug, dass Sie dort keine relevanten Informationen hinterlegen dürfen.

Alle relevanten Inhalte wiederum sollten Sie mithilfe der dafür vorgesehenen Word-Funktionen anlegen – nicht händisch mit Layout-Werkzeugen:

• Tabelleninhalte gehören in Tabellen („Einfügen/Tabelle“). Daten einer Tabelle dürfen nicht auf mehrere Tabellen aufgeteilt werden. Leerzeilen oder -spalten sind verboten.
• Auflistungen werden mit Listenformaten ausgezeichnet, und zwar über die Listenfunktionen im Start-Menü oder eine der Formatvorlagen. Achten Sie bei verschachtelten Listen auf eine korrekte und vollständige Hierarchie.
• Generieren Sie Verzeichnisse – Inhalt, Abbildung, Index et cetera – über die entsprechenden Funktionen im „Referenzen“-Menü.

Nur dann werden solche Objekte beim PDF-Export automatisch semantisch korrekt getaggt. Tabellen, Listen, Inhaltsverzeichnis, Bibliografie, Links, Querverweise, Fuß- und Endnoten et cetera finden Sie in den Menüs „Einfügen“ und „Referenzen“.

In einfachen Tabellen stehen erklärende Informationen meist in der ersten Zeile und/oder Spalte (Jahreszahlen, Maßangaben et cetera). Damit diese Informationen auch im barrierefreien PDF korrekt erscheinen, müssen Sie sie als sogenannte Kopfzeilen definieren.

Dazu dienen im Bereich Tabellenentwurf die Optionen „Kopfzeile“ und „Erste Spalte“. Diese Funktion genügt für einfache Tabellen mit je einer Kopfzeile und einer ersten Spalte. Komplexere Konstrukte mit mehreren Kopfzeilen lassen sich in Word nicht korrekt definieren. Diese müssten Sie entweder im PDF nacharbeiten oder mit anderen Mitteln erstellen (siehe „Optimieren und Prüfen“, S. 138).

Auch die Reihenfolge der Inhalte muss einer Logik folgen. Word orientiert sich bei der Umsetzung in PDF am Textfluss. Achten Sie also beim Verfassen von Texten darauf, etwa den Autoren erst nach der Überschrift zu nennen.

Für Bilder ist die Einfügemarke relevant, gekennzeichnet über ein Ankersymbol. Verweist eine Textstelle auf eine Abbildung, sollte diese am Ende des entsprechenden Absatzes platziert werden.

Alternativtext und Symbole

Inhaltlich relevante Bilder und Grafiken müssen per Alternativtext objektiv und mit maximal hundert Zeichen Text erläutert werden. Öffnen Sie dazu per Rechtsklick auf das Bild das Kontextmenü und wählen dort den Eintrag „Alternativtext bearbeiten“. Bei komplexen Abbildungen wie etwa Diagrammen vermitteln Sie in Ihrer Textbeschreibung deren Funktion – etwa Kreis-, Balken- oder Säulendiagramm – sowie die Kernaussage. Logos, Trennlinien und andere reine Schmuckelemente kennzeichnen Sie über die Option „Als dekorativ markieren“.

Falls Sie Symbole verwenden, muss deren Bedeutung korrekt im PDF ankommen – ein Telefon-Icon sollte die assistive Technik auch als „Telefon“ ausgeben. Viele Symbolschriften oder Word-Symbole decken diesen Mechanismus leider nicht ab. Meiden Sie in jedem Fall Webdings und Wingdings.

Mit Formeln begeben Sie sich auf schwieriges Terrain, zumal Word kein dedizierter Formeleditor ist. Einfachere, sporadisch eingestreute Formeln erläutern Sie am besten mit einem Alternativtext, komplexe naturwissenschaftliche Sachverhalte verfassen Sie lieber in LaTeX oder anderer Spezial-Software.

Formulare

Word ist auch kein guter Formular-Editor und kann erst recht keine PDF-Formulare erzeugen. Da das nachträgliche Hinzufügen von Formularfeldern in barrierefreie Dokumente sehr aufwendig ist, bieten sich folgende Alternativen an: spezielle Word-Add-ons wie CIB pdf brewer, bessere Software wie Adobe InDesign – oder Webformulare. Auch LibreOffice produziert barrierefreie, ausfüllbare PDF-Formulare, allerdings mit einigen (optischen) Mängeln, die man nachträglich beheben sollte.

Apropos Optik: Stellen Sie sicher, dass alle im Dokument verwendeten Farben den notwendigen Mindestkontrast aufweisen, am besten mit dem kostenlosen Colour Contrast Analyzer [1]. Dies gilt bei angestrebter WCAG-/BITV-Konformität auch für Grafiken. Vermeiden Sie außerdem, Informationen rein über Farbe oder Layoutmerkmale zu vermitteln, zum Beispiel wichtigen Text oder Tabelleneinträge einfach nur mit Leuchtstift einzufärben.

Abgabe

Wenn Sie mit allem fertig sind, vergeben Sie per „Datei/Informationen/Titel“ einen aussagekräftigen Titel und klopfen das Dokument mit der Funktion „Überprüfen/Barrierefreiheit überprüfen“ auf potenzielle Schwächen ab. Allerdings übersieht der Prüfer viele Probleme wie zum Beispiel übersprungene Überschriftenebenen und falsch definierte Tabellen.

Nun können Sie Ihre Vorlage als barrierefreies PDF ausgeben. Dazu wählen Sie unter „Datei/Speichern unter“ als Dateityp PDF und dann die Schaltfläche „Weitere Optionen …“. Die Optionen „Standard“ und „Minimale Größe“ beeinflussen die Barrierefreiheit nicht, erstere generiert meist größere Dateien. Aktivieren Sie die Optionen „Textmarken erstellen …“ (generiert Lesezeichen), „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ (erstellt PDF-Tags) und „PDF/A-kompatibel“ (vermeidet ein paar Fehler).

Wenn Sie sich an unserer Anleitung orientiert haben, erstellt Word mit diesen Export-Einstellungen ein barrierefreies PDF-Dokument. Insbesondere bei einfachen, textlastigen Vorlagen kann man gute Ergebnisse erwarten. Umfangreiche Tabellen oder Grafiken setzt Word nicht ganz so gut um, produziert aber meist passable Resultate.

Optimieren und prüfen

Word ist selbst in der aktuellen Version für die Anforderungen von barrierefreien Dokumenten nicht optimal aufgestellt. Spezialisierte Add-ons können die Ausgabequalität verbessern oder sicherstellen, dass bestimmte Standards wie WCAG oder PDF/UA formell erfüllt werden.

Eine sehr professionelle Lösung ist das kostenpflichtige Word-Add-on axesWord der Firma AbleDocs. Damit kann man problematische Inhalte wie komplexe Tabellen besser aufbereiten, zum anderen wird ein qualitativ besseres, PDF/UA-konformes PDF generiert. Gerade wenn Sie größere Mengen von Dokumenten barrierefrei machen wollen, sind solche Add-ons meist eine betriebswirtschaftlich sinnvolle Ergänzung.

Auch die Add-ons, die Adobe Acrobat, Foxit Phantom und CIB pdf brewer (mit kostenpflichtigem PDF/UA-Support) in Word installieren, können mitunter bessere Ergebnisse erzeugen, aber auch weitaus schlechtere. Probieren Sie es im Zweifel einfach mal aus, wenn Sie eines davon bereits besitzen.

Wer alle genannten Schritte sorgfältig ausführt, kommt mit Word relativ weit auf dem Weg zu einem leicht zugänglichen PDF. Bevor Sie das Ergebnis allerdings guten Gewissens barrierefrei nennen dürfen, sollten Sie es sehr genau prüfen. Wie das geht, wie Sie nachbessern und was die Spezial-Add-ons bringen, verrät der letzte Teil unserer Serie in einem kommenden Heft. (atr@ct.de)

Downloads und weiterführende Quellen: ct.de/yuhj