Und jetzt alle zusammen
Dokumente und Tabellen in MS Office im Team bearbeiten
Wollen mehrere Nutzer parallel an Office-Dateien arbeiten, greifen sie oft zu Google Docs. Es geht aber auch mit Microsoft Office, sogar noch etwas besser.
Normalerweise lassen sich Anwendungsdateien wie Office-Dokumente von verschiedenen Personen nur nacheinander bearbeiten. Sperrmechanismen in Betriebssystemen und Programmen erlauben nur einem den schreibenden Zugriff und anderen Nutzern währenddessen nur das Öffnen zum Lesen.
Einen Ausweg bot Google mit seinem 2006 veröffentlichten kostenlosen browserbasierten Office-Paket, das zunächst „Google Text & Tabellen“, dann „Google Docs“ hieß und nun zusammen mit dem Cloudspeicherdienst unter „Google Drive“ firmiert. Damit lassen sich auf Google Drive gespeicherte Textdateien, Präsentationen und Tabellen von mehreren Nutzern im Webbrowser gleichzeitig bearbeiten. Sie brauchen dazu lediglich einen Google-Account.
Microsoft zog etwas später mit seinen Online-Versionen von Word, Excel und PowerPoint nach. Damit geht genau dasselbe wie mit Google Docs – nur, dass die betreffenden Dateien auf einem Microsoft-Cloudspeicher (OneDrive Personal, OneDrive for Business oder SharePoint Online) liegen müssen. Statt eines Google-Kontos braucht es im günstigsten Fall ein ebenfalls kostenloses Microsoft-Konto. Der Vorteil der Microsoft-Lösung: Außer den Web-Apps lassen sich auch die vollwertigen lokal installierten Office-Programme nutzen. Zudem ist die Kompatibilität zu Office-Dateiformaten höher [1].
Dass die zu bearbeitende Datei zwingend auf einem der genannten Cloudspeicher liegen muss, hat vor allem technische Gründe: Nur die Microsoft-Server unterstützen das zugrunde liegende Protokoll (MSFSHTTP). Es arbeitet mit lokal gespeicherten und stark fragmentierten Cache-Kopien der eigentlichen Office-Dateien. Die geänderten Fragmente werden mit dem Cloudserver synchronisiert, der sie von allen Beteiligten einsammelt und wieder zusammensetzt. Dieses Protokoll wird bislang nur von den Microsoft-Servern unterstützt wird. Daher lassen sich lokale und Netzwerk-Dateisysteme sowie Cloud-Lösungen anderer Hersteller (zum Beispiel Dropbox, Google Drive und Nextcloud) nicht nutzen.
Am Anfang steht die Freigabe
Damit Sie als Besitzer eines Dokuments andere Nutzer zur Mitarbeit einladen können, müssen Sie es zunächst freigeben. Das erreichen Sie auf unterschiedlichen Wegen: auf der OneDrive-Webseite, aus der Browserversion eines Office-Programms heraus, per Windows-Explorer oder mit einem lokal installierten Office-Programm als Ausgangspunkt.