Universaltool für lau
Kostenlose PDF-Software fürs Büro und zu Hause
Es muss nicht unbedingt das teure Komplettpaket sein. Auch mit einer geschickten Kombination mehrerer Gratis-Programme lassen sich PDF-Dokumente professionell herstellen und bearbeiten: kostenlose Spezialisten und Allrounder im Überblick.
Mal die Bewerbungsunterlagen neu zusammenstellen, eine Präsentation ergänzen, ein Formular für den örtlichen Verein entwerfen oder einen Serienbrief per Mail verschicken: All das können Privatleute und kleine Betriebe mit kostenloser PDF-Software erledigen – nicht nur unter Windows.
Denn mittlerweile gibt es ein reichhaltiges Angebot an Gratis-Erzeugern, Betrachtern, einfachen Editoren und Utilities, die sich prima zu einem schlagkräftigen Team kombinieren lassen. Da ist sogar die eine oder andere Funktion dabei, die den kommerziellen PDF-Programmen gut zu Gesicht stünde. Weil PDF ein standardisiertes Format ist, überstehen die Dokumente das Weiterreichen von einer Anwendung zur nächsten in der Regel unbeschadet.
Ganz gleich, ob Sie ab und an PDFs prüfen oder signieren müssen, im Team an PDF-Dokumenten arbeiten wollen, einzelne Seiten extrahieren oder mehrere Veröffentlichungen zu einer Sammlung binden möchten – für jeden Anwendungsfall gibt es geeignete Tools. In dieser Ausgabe stellen wir unsere Favoriten vor. In den nächsten c’t-Ausgaben zeigen wir, wie man die Apps einzeln oder gemeinsam für verschiedene Zwecke produktiv einsetzt.
PDF-Drucker
Universelle PDF-Erzeuger stehen jeder Anwendung über das Druckmenü zur Verfügung. Nur landen die Daten am Ende nicht in Form von Tinte und Toner auf Papier, sondern als elektronischer Ausdruck in einer Datei im Portable Document Format. Die universellen PDF-Erzeuger haben den Vorteil, dass sich der Konvertierungsprozess sehr gut über Verarbeitungsprofile automatisieren und standardisieren lässt.
Egal mit welcher Anwendung man gerade arbeitet – überall kann man die vorab definierten Vorgaben nutzen: Ein Prepress-Profil etwa stellt auf Knopfdruck sicher, dass sämtliche Schriften eingebettet, Farben in CMYK konvertiert und Bilder in hoher Auflösung erhalten werden. Ein weiteres Profil schickt das Ganze als PDF/A ins Archiv. Erste Entwürfe möchte man Kollegen auf die Schnelle zur Korrektur senden: Solche Dateien sollen möglichst klein ausfallen – was man etwa durch stärkere Bildkompression und eine reduzierte Auflösung erreicht. Solche Workflows lassen sich leicht mit PDF24 Creator realisieren, siehe S. 112.
Immer mehr Anwendungen exportieren von sich aus hochwertiges PDF – darunter die Büropakete MS Office, Libre/Open Office sowie das Satzprogramm Scribus. Anders als die virtuellen Drucker können solche eingebauten Exportfunktionen auch interaktive Elemente und Strukturinformationen erhalten, die beim Weg über den Druckertreiber verloren gehen. Dazu gehören ein interaktives Inhaltsverzeichnis, hinterlegte Links, die Überschriften-Hierarchie, Absätze, ausfüllbare Formularfelder, Schaltflächen, digitale Signatur, Lesereihenfolge, Tabellen, Aufzählungen et cetera – bis hin zu 3D-Objekten, die von CAD-Anwendungen eingebettet werden.