Cloud-Ableger
Zwei Apps für die digitale Aktenablage
Rechnungen einscannen, in Text verwandeln und digital speichern – das erleichtert den Büroalltag. Aber da geht noch mehr, und zwar mit den hier vorgestellten Apps.
Geschäftsbriefe aller Art bewahrt man im Unternehmen am besten digital auf – nicht nur, weil das für elektronische Dokumente sowieso Vorschrift ist und es naheliegt, sie gemeinsam mit anderen Unterlagen zu speichern. Weitere Argumente dafür sind, dass man Inhalte so schneller wiederfindet als in einem Aktenregal, und dass man sie auch von unterwegs sichten kann – vorausgesetzt, sie sind in einem Cloudspeicher abgelegt. Um freilich eine Rechnung aus dem Kuvert auf die Festplatte zu übertragen, muss man sie zuerst scannen und dann – womöglich im selben Arbeitsschritt – den Inhalt in eine Form bringen, die systematische Recherchen und digitale Arbeitsabläufe ermöglicht.
Beim Test von Apps zum Digitalisieren herkömmlicher Schriftstücke (siehe c’t 26/2018, S. 116 und c’t 21/2018, S. 138) sind uns zwei Anwendungen aufgefallen, die sich durch passende Speicherfunktionen speziell für Geschäftsleute empfehlen. Dabei handelt es sich um die Kauf-App Docutain und das Hybridsystem fileee aus Gratis-App und Webdienst-Abo. Beide Anwendungen sortieren fotografierte Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen mitsamt Begleitinformationen direkt in ein zugehöriges Dokumentenmanagementsystem ein.