An einem Platz
Office-Programme speziell für die Teamarbeit
Klassische Office-Pakete und deren Online-Ableger eignen sich nur bedingt dazu, Teamarbeit zu koordinieren. Dass es weitaus besser geht als mit Microsoft Office, Google Docs und Konsorten, zeigen Werkzeuge einer neuen Software-Kategorie, die genau darauf abgestimmt sind. Zum Teil befinden sie sich noch im Beta-Stadium – sind aber jetzt schon einen Blick wert.
Die Büroarbeit hat sich in den letzten 40 Jahren grundsätzlich geändert. In Zeiten der Vernetzung arbeiten Teams gemeinsam an Dokumenten, planen Projekte und organisieren den gesamten Workflow übers Netz. Traditionelle Bürosoftware hat mit dieser Entwicklung nicht Schritt gehalten. Der typische Büroangestellte greift wie vor 40 Jahren fürs Schreiben zum Textprogramm, berechnet Daten mit der Tabellenkalkulation, plant Meetings im Personal Information Manager und stimmt sich mit Kollegen per E-Mail ab. Um alle für ein Projekt notwendigen Informationen im Auge zu behalten, muss man dabei dauernd zwischen unterschiedlichen Programmen hin und her schalten. Auch wenn Microsoft mittlerweile Teamfunktionen zum gemeinsamen Arbeiten an einem Dokument in die Office-Programme eingebaut hat, blieb die Trennung zwischen den Programmen bis heute erhalten. Der eigentliche Workflow gleicht noch immer dem in Zeiten ohne Vernetzung, als man Dokumente grundsätzlich mit dem Ziel erstellte, sie auf Papier auszudrucken.
Einige Start-ups haben diesen Missstand erkannt und entwickeln von Grund auf neue Werkzeuge. Das Ziel: moderne Office-Software, bei der die Zusammenarbeit im Team und die Veröffentlichung im Web im Vordergrund stehen. Interessanterweise gehören zu den Designern ehemalige Entwickler von Microsoft, Google und Facebook. Sie verfolgen die Idee, dass die Trennung in unterschiedliche Programme wegfällt und der Nutzer komplexe Informationen aus Texten, Tabellen, Diagrammen, Kalender, Checklisten und Videos in einem einzigen Dokument vorfindet. Dadurch entfällt das ständige Wechseln zwischen diversen Programmen und Online-Diensten. Der Funktionsumfang ist speziell auf den Online-Einsatz zugeschnitten und bietet weitaus mehr als reine Notizprogramme. Die damit erstellten Dokumente werden in der Cloud auf Servern der Hersteller gespeichert und verhalten sich wie selbstständige Apps, die sich interaktiv nutzen lassen. Damit können Teammitglieder den gesamten Ablauf innerhalb eines Dokuments oder Arbeitsbereichs verwalten und den Fortschritt verfolgen.