Gekacheltes Archiv
ELOoffice 11 mit Profi-Funktionen für Einsteiger
Erst mit einem Dokumentenmanagementsystem rentiert sich der Ansatz, konsequent alle Unterlagen digital im PC aufzubewahren. ELOoffice ist ein solches System mit ausgetüftelten Optionen zum Klassifizieren von Dokumenten und zur Archivpflege.
Allein dadurch, dass man alle relevanten Briefe per Scanner oder Handykamera digitalisiert, hat man nichts gewonnen: Allenfalls ersetzt man das Zettelchaos auf dem Schreibtisch durch ein Dateienchaos auf der Festplatte. Wahre Fortschritte bringt erst ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das ist eine Datenbank, in der man außer gescannten Druckseiten auch E-Mails und selbst verfasste Briefe verwaltet. ELOoffice ist ein Einzelplatz-DMS für Windows-PCs, lässt sich aber auch im LAN einsetzen, sodass mehrere PCs mit eigenen ELOoffice-Installationen auf denselben Datenbestand zugreifen können. Beim ersten Start kann man ELOoffice mit einem geschäftsorientierten Musterarchiv mit ausziselierter Verzeichnisstruktur und anpassbaren Word-Vorlagen für Angebote und Rechnungen starten. Das breite Funktionsspektrum des Systems erschließt sich schon beim kurzen Herumspielen mit dem Musterarchiv intuitiv, ohne dass man erst die ausführliche Direkthilfe in Anspruch nehmen müsste.